Usando esta herramienta se pueden planificar reuniones fácilmente
Son seis bloques que se llenan en forma secuencial, unos durante la reunión otros durante la reunión y otros después de la reunión.
Nuestra recomendación es como hacerlo así:
El propósito: establecer el objetivo que ser persigue con la reunión y su importancia. Una forma de pensarlo es responder a: ¿Que sucede si no tenemos la reunión o si no se alcanza el objetivo?
Las contribuciones: para conseguir el objetivo necesitamos acciones o aportaciones de personas. ¿Quienes deben ser parte de esta reunión y en condición de qué? ¿Que es lo que cada uno debe contribuir y de que forma?
La agenda: en este apartado se define la secuencia y los tiempos en los que se realizará el la reunión para alcanzar el objetivo. ¿Quien va hablar? ¿De que temas? ¿por cuanto tiempo?.
La preparación: Aquí diremos lugar y fecha, así como los pre requisitos a tomar en cuenta para ser eficientes. ¿Cuando? ¿Dónde? ¿Que debo preparar? ¿Que necesito recibir como parte del resultado?
Los puntos clave: Es muy importante hacer un muy breve resumen de la reunión y los asuntos por atender. ¿Qué cosas se discutieron?, ¿Qué seguimiento se espera? y ¿qué cosas quedaron pendientes?.
Las acciones: especificar lo que sigue y cuando debe estar listo. ¿Que acciones deben realizarse? ¿Quien es responsable? ¿Cuando debe estar listo?
Traducido del documento original de https://amazemeet.com/
Pueden ver el PDF en: http://masterfacilitator.com/wp-content/uploads/2016/12/The-Meeting-Facilitator-Canvas.pdf
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