Son al menos cuatro los elementos que una empresa debe tener estructurados para aumentar la probabilidad de sobrevivir en los mercados de hoy . Estos elementos son: El Planteamiento Estratégico, la Estructura Organizacional, los Procesos y Sistemas de Trabajo, y los indicadores de avance y desempeño. Revisemos algunos aspectos de cada uno de ellos.
1. El planteamiento estratégico:
El Planteamiento Estratégico es aquella “fórmula” que especifica cómo es que la empresa es capaz de cumplir con su misión, satisfacer a sus clientes y diferenciarse de la competencia.
Da respuesta a preguntas como la siguientes: ¿Cuál es su plan de juego?, ¿Qué objetivos se persiguen?, ¿Cuáles son las ventajas cara al mercado? (no sólo el qué, también el cómo), ¿A quién vamos a servir? (segmento de mercado), ¿Dónde lo vamos a servir? (canal y geografía), ¿Qué le vas a ofrecer? (productos o servicios). Todas estas respuestas deben surgir, entre otras cosas, de un análisis profundo del entorno de la empresa (el cliente, lo económico, lo político, lo social, lo ecológico, etc.) y de la realidad interna (El producto o servicio, la gente, la organización, la tecnología, la logística y las capacidades que la empresa ha logrado desarrollar a través del tiempo).
¿Para quién es útil el Planteamiento Estratégico?
* A la dirección general: Entre otras muchas cosas, para saber a dónde llevar a la organización y tomar las decisiones adecuadas, optimizar recursos, invertir inteligentemente, etc.…
* A las direcciones de área: Para lograr la sinergia adecuada al dirigir las actividades de los departamentos a las querencias de la dirección.
A nivel operativo: Para alinear inclusive las actividades más simples a la visión, misión y estrategia de la empresa.
* A toda la organización: Porque la estrategia es el punto de partida para cualquier asunto que ocurra dentro de la empresa.
* Algunos problemas de no tener una estrategia definida, son:
* Dificultad de la dirección para conducir eficazmente a la organización.
* Incapacidad para reaccionar ante la competencia y ser presa fácil de ella.
* Decisiones con alto porcentaje de error.
* Desperdicio de recursos: Tiempo, dinero, tecnología…
* Caos organizacional.
* Muchos otros.
2.- La estructura organizacional
La estrategia se divide en puestos o “encargos”, a los cuales se les confiere o “encarga” una serie de actividades (Ventas, Producción, Administración, Recursos Humanos). Esta división de áreas y puestos se describen en un Organigrama. La estructura tiene la finalidad asegurar que se cumpla con la estrategia.
La Estructura Organizacional debe ser formal, conocida, respetada, eficiente y conveniente, y debe responder a las necesidades de la Estrategia.
Algunos peligros de no tener una organización formal, son:
* Los roles no están claros.
* Las responsabilidades no están claras.
* Dobles funciones y huecos de funciones.
* Dobles mensajes a los colaboradores.
* Nada es culpa de nadie en particular.
* Muchos otros.
3. Procesos y sistemas de trabajo
Todo la actividades que llevan a cabo los puestos son procesos y/o sistemas de trabajo. Por ejemplo, el puesto de “Compras” seguramente siempre lleva a cabo las mismas actividades para realizar una compra; una persona con el puesto de “Reclutamiento y Selección” seguramente siempre lleva a cabo del mismo modo las actividades necesarias para contratar a un nuevo colaborador, y las actividades para producir un artículo por parte de producción seguramente siempre son las mismas.
Un proceso o un sistema de trabajo, es una serie de actividades concatenadas que tiene como fin producir un bien para un cliente interno o externo. Deben estar diseñados para poder ser: definibles, repetibles, predecibles, medibles.
Algunos problemas al no tener procesos claros son:
* No tener claridad en los puntos a mejorar y en por qué las cosas salen mal.
* Se hace de distinto modo lo que siempre se debería hacer igual,
* Se pone en riesgo la continuidad del negocio.
* Muchos otros
4. Indicadores
Así como en un automóvil tenemos un tablero de control que nos indica el desempeño de las principales variables del motor, es importante insertar “termómetros” en la organización que nos indiquen si se está cumpliendo con lo requerido.
Un indicador es un instrumento que nos permitirá saber con certeza si estamos llegando a las metas propuestas. Existen muchos tipos de indicadores, dependiendo de lo que se quiera medir. No hay que olvidar que lo que no se puede medir y evaluar, no se puede administrar ni mejorar.
Algunos peligros al no tener indicadores en la empresa, son:
* Los mismos peligros de no tener un tablero de control en el coche.
* Se conocen los problemas cuando ya se han convertido en tragedias,
* Lentitud de reacción,
* Falta de elementos para motivar y recompensar el buen desempeño de los colaboradores,
* Muchos otros.
Esos son los cuatro elementos básicos, pero no hay que olvidar que el futuro sólo lo hacemos las personas. Es por esto que para que todo funcione bien, hay que invertir esfuerzo, tiempo y recursos en una cultura organizacional sólida y en un ambiente laboral propicio para que todos den lo mejor de sí mismos dentro de la organización.
Tener un Planteamiento Estratégico claro y compartido, una Organización formal y funcional, Procesos y Sistemas de Trabajo alineados y eficientes, e Indicadores de desempeño óptimos, no es tarea fácil; pero no tener estos elementos convenientemente definidos y aterrizados, es una grave limitante para la superviviencia de cualquier empresa y de cualquier tamaño.