Acompañamiento para Fondeo de Proyectos Estrategicos

 

Los iconos y su significado

Nuestros documentos y artículos tiene algunos iconos que pusimos para que sea más fácil identificar las distintas secciones, así como su utilidad. El código significado es:

Icono	Tipo de texto	¿A quien podría interesarle?
	Definiciones	Son las descripciones breves de los elementos del proceso
	Proceso	A todos los que quieran planear, el la vista general de lo que hay que hacer
	Es Indispensable en el proceso (must)	Si quieres tener un plan bueno lo tienes que hacer
	Te recomendamos que lo hagas (should)	No es indispensable pero te va aportar muchas cosas buenas a tu plan
	Sería muy bueno (nice)	Hacerlo toma tiempo pero lo compensa, tendrás un plan a prueba de balas
	Ejercicio	Actividades para realizar, preguntas por resolver
	Instrucciones	Este es el paso a paso para cada ejercicio y herramienta
	Recomendaciones	Son pequeños tips y trucos que hemos aprendido a lo largo del tiempo
	Ejemplo	Formas prácticas en las que se ha usado la herramienta
	Fundamentos	Es la teoría detrás de el ejercicio, algunos lo ven muy teórico pero tiene su valor
	Resumen (perlas)	Resumen de ideas que normalmente está al final de cada sección. Las perlas.
	Material adicional	Presentaciones o materiales que pueden ser usados adicionalmente

 

Recomendaciones para reuniones efectivas

Existen muchas cosas que puedes hacer para tener una reunión efectiva, en nuestra experiencia nos han funcionado las siguientes reglas para respetar el tiempo de los demás para ser eficientes se logra:

1. Seguir la agenda de trabajo. Tomar descansos de 10 min cada hora.
2. Foco: no se atienden celulares, no se contestan correos, no se termina con pendientes y no se responden mensajes de texto.
3. Una sola conversación a la vez, evitar mini-reuniones.
4. Fomentar la apertura, todas la ideas son bien recibidas, no se critica; no se ataca a las personas, se cuestionan las ideas.
5. Todos están todo el tiempo, es mejor no entrar y salir de la reunión
6. Ser conciso en las participaciones (30 seg), no contar historias.
7. Nombrar un responsable de cumplir las reglas y el tiempo (En algunos casos se establecen multas o castigos pero eso no siempre es bueno)

Adicionalmente a las reglas puede usarse la herramienta del

Canvas para Facilitar una Reunión

Usando esta herramienta se pueden planificar reuniones fácilmente

Son seis bloques que se llenan en forma secuencial, unos durante la reunión otros durante la reunión y otros después de la reunión.

Nuestra recomendación es como hacerlo así:

1. El propósito: establecer el objetivo que ser persigue con la reunión y su importancia. Una forma de pensarlo es responder a: ¿Que sucede si no tenemos la reunión o si no se alcanza el objetivo?
2. Las contribuciones: para conseguir el objetivo necesitamos acciones o aportaciones de personas. ¿Quienes deben ser parte de esta reunión y en condición de qué? ¿Que es lo que cada uno debe contribuir y de que forma?
3. La agenda: en este apartado se define la secuencia y los tiempos en los que se realizará el la reunión para alcanzar el objetivo. ¿Quien va hablar? ¿De que temas? ¿por cuanto tiempo?.
4. La preparación: Aquí diremos lugar y fecha, así como los pre requisitos a tomar en cuenta para ser eficientes. ¿Cuando? ¿Dónde? ¿Que debo preparar? ¿Que necesito recibir como parte del resultado?
5. Los puntos clave: Es muy importante hacer un muy breve resumen de la reunión y los asuntos por atender. ¿Qué cosas se discutieron?, ¿Qué seguimiento se espera? y ¿qué cosas quedaron pendientes?.
6. Las acciones: especificar lo que sigue y cuando debe estar listo. ¿Que acciones deben realizarse? ¿Quien es responsable? ¿Cuando debe estar listo?

Traducido del documento original de https://amazemeet.com/

Pueden ver el PDF en: http://masterfacilitator.com/wp-content/uploads/2016/12/The-Meeting-Facilitator-Canvas.pdf

Nuestra versión:

 

Dicen los que saben…

Si quiere que la gente adopte una nueva forma de pensar, no se moleste en tratar de enseñársela, mejor dele una herramienta cuyo uso la lleve a nuevas formas de pensar.

R.  Bukminster Fuller

 

¿Qué es un problema?

Hay que decirlo, para encontrar una solución primero se necesita encontrar el problema. Esto parece una perogrullada pero en mis años de consultor he descubierto que el problema más común es que no se sabe cual es el problema. Entre otras cosas porque no se sabe qué es un problema.

Si no sabemos qué es, cómo podremos encontrarlo.

Entonces el paso cero: ¿Qué es un problema?

Normalmente un problema se explica como una situación de caos, crisis o desorden, algo que nos dificulta la vida y que normalmente es fruto de circunstancias adversas. Esto es verdad, pero sólo en parte.

Un problema si es una situación, es decir, un conjunto de hechos objetivos interconectados que suceden en un momento. También es cierto que nos dificulta alcanzar nuestro propósito y, por eso, es adverso. Esta segunda característica es subjetiva ya que tiene que ver con la intención que se persigue y supone una agente.

Es así que lo primero que podemos decir de un problema es que es una relación que establece un agente entre un grupo de hechos objetivos adversos y un propósito que intenta. Tiene dos parte la objetiva y la subjetiva.

En estricto sentido no es que los hechos no tengan un orden, es sólo que no tienen el orden deseado por el agente y por ello es requerida una acción.

Es por eso que podemos decir que es trata de la interacción de un gente con un sistema, ya sea una preexistente al que quiere darle otro propósito o uno nuevo que requiere ser integrado.

Un problema es pues un obstáculo o inconveniente que impide, dificulta o entorpece la realización o consecución de un resultado. Que supone una intención, una sere de hechos que obstaculizan y un resultado, es decir un cambio en la realidad.

Lo que claramente no es un problema es algo negativo, es decir, algo que de suyo busca dañar, es sólo una desalienación con el fin buscado por el agente.

Tampoco es algo inexistente o faltante, es decir, que definir el problema como la falta de algo es un error ya que estamos diciendo lo que se espera que suceda pero no lo que realmente existe y está generado algo distinto a lo esperado. Un problema se debe redactar describiendo el sistema o conjunto de hechos que entorpecen el logro del objetivo, nunca como un faltante o la carencia de algo.

La relación entre el agente y el sistema se torna en problema cuando al menos un de estas tres cosas sucede:

• Hay disonancia entre el fin al que el sistema está orientado y el propósito que el agente persigue, lo que genera una desalineación teleológica que forzará a alterar uno u otro de los extremos de la disonancia.
• La energía que consume el sistema no genera el beneficio en acción que el agente espera, es decir, que el sistema actúa con baja eficiencia y sin producir el resultado que se espera.
• La percepción del agente no corresponde con el funcionamiento de los elementos del sistema, generando un desorden.

Concluyendo, ya sabemos que es un problema, es una relación entre un agente y un sistema que o bien no están alineados en sus fines, o es poco eficiente o bien es desordenada. Ahora deberíamos entender la naturaleza de estos tres posibles factores pero para ello debemos profundizar en:

La naturaleza de los sistemas, la forma que tenemos de conocer algo y lo que valoramos como bueno o malo. Temas para las siguientes entradas del blog.